top of page

FLOW Workspace Bali Terms & Conditions

​FLOW Workspace Website Terms & Conditions (English)

These Terms and Conditions (“Terms”) govern the use of the FLOW Workspace website, all online services, and general policies relating to memberships, day passes, meeting room bookings, and facility usage. By accessing this website or using any FLOW services, the individual or organisation (“Client”) agrees to these Terms and to the Privacy Policy referenced herein.


These Terms are designed for public website use and do not replace the full commercial agreements that apply to private offices, long-term leases, event bookings, or other contractual services. Full agreements will be provided at the time of booking or onboarding.

1.    USE OF WEBSITE
1.1

Identity Information

The FLOW website provides information about workspace services, pricing, membership options, meeting rooms, facilities, and enquiries. It may also provide forms for bookings, lead capture, and communication.

1.2

Eligibility

Clients must be at least 18 years old to make bookings or purchase services via the website.

1.3

Accuracy of Information

FLOW endeavours to maintain accurate information on pricing, facilities, and availability; however, all information is subject to change without prior notice.

1.4

Prohibited Use

​Clients may not use the website for:​

  • Illegal activities

  • Attempts to breach security

  • Interference with website infrastructure

  • Data scraping or automated extraction

  • Impersonating another person or entity

    FLOW reserves the right to restrict website access for violations of this clause.

​Syarat & Ketentuan Website Flow Workspace (Bahasa)

Syarat dan Ketentuan (“Syarat”) ini mengatur penggunaan situs web FLOW Workspace, seluruh layanan online, serta kebijakan umum terkait keanggotaan, day pass, pemesanan ruang meeting, dan penggunaan fasilitas. Dengan mengakses situs web ini atau menggunakan layanan FLOW, individu atau organisasi (“Klien”) dianggap menyetujui Syarat ini serta Kebijakan Privasi yang dirujuk di dalamnya.

Syarat ini disusun untuk penggunaan publik pada situs web dan tidak menggantikan perjanjian komersial penuh yang berlaku untuk kantor pribadi, sewa jangka panjang, pemesanan event, atau layanan kontraktual lainnya. Perjanjian lengkap akan diberikan pada saat pemesanan atau onboarding.

1.    PENGGUNAAN SITUS WEB
1.1

Tujuan Situs Web

Situs web FLOW menyediakan informasi mengenai layanan ruang kerja, harga, opsi keanggotaan, ruang meeting, fasilitas, serta formulir permintaan informasi. Situs ini juga dapat menyediakan formulir pemesanan, pengumpulan lead, dan komunikasi.

1.2

Kelayakan Pengguna

Klien harus berusia minimal 18 tahun untuk melakukan pemesanan atau membeli layanan melalui situs web

1.3

Akurasi Informasi

FLOW berupaya menjaga informasi yang akurat mengenai harga, fasilitas, dan ketersediaan; namun seluruh informasi dapat berubah tanpa pemberitahuan.

1.4

Penggunaan yang Dilarang

Klien tidak diperbolehkan menggunakan situs web untuk:

  • Aktivitas ilegal

  • Upaya pelanggaran keamanan

  • Gangguan terhadap infrastruktur situs

  • Scraping data atau ekstraksi otomatis

  • Menyamar sebagai individu atau entitas lain

    FLOW berhak membatasi akses situs bagi pelanggaran klausul ini.

2.    GENERAL WORKSPACE USE
2.1

Membership Access

Membership provides access to designated workspace areas as described on the website or in membership materials. All memberships require upfront payment and are non-refundable once access begins.

2.2

Day Passes

Day passes permit access for one business day only and are non-refundable, including in cases of partial use, early departure, or change of plans.

2.3

Non-Transferability

​Memberships, day passes, and other services are non-transferable unless expressly permitted by FLOW.

2.4

Behaviour and Conduct

Clients must conduct themselves professionally, respect other workspace users, and comply with noise, safety, and conduct rules.

2.5

Visitors

Visitors must be registered at reception and may not access member-only areas unless specifically authorised and issued with a valid pass.

2.    PENGGUNAAN WORKSPACE UMUM
2.1

Akses Keanggotaan

Keanggotaan memberikan akses ke area kerja sesuai yang tercantum pada situs web atau materi keanggotaan. Semua keanggotaan harus dibayar penuh di muka dan tidak dapat dikembalikan setelah akses dimulai

2.2

Day Pass

Day pass memberikan akses selama satu hari kerja dan tidak dapat dikembalikan, termasuk untuk penggunaan sebagian, keluar lebih awal, atau perubahan rencana

2.3

Tidak Dapat Dipindahtangankan

Keanggotaan, day pass, dan layanan lainnya tidak dapat dipindahtangankan kecuali secara tegas diizinkan oleh FLOW.

2.4

Perilaku & Etika

Klien harus berperilaku profesional, menghormati pengguna lain, dan mematuhi aturan kebisingan, keselamatan, serta tata tertib.

2.5

Pengunjung

Pengunjung harus terdaftar di resepsionis dan tidak boleh memasuki area khusus anggota tanpa izin serta tanpa pass yang sah.

3.    PAYMENT, BILLING &
       CANCELLATION
3.1

Pembayaran di Muka (Upfront Payment)

All FLOW services require full upfront payment,
including:

  • Memberships

  • Renewals

  • Day passes

  • Meeting room bookings

  • Event space bookings

  • Add-on services

  • Recurring service packages

3.2

Payment Methods

 Accepted payment methods include:

  • Cash

  • Bank transfer

  • QRIS

  • Credit card

3.3

Payment Timing

  • New memberships: payment due on or before the start date

  • Renewals: payment due on or before renewal date

  • Meeting room bookings: payment due at the time of booking

  • Day passes: payment required before entering the workspace

3.4

Late Payment Policy

 If any payment is late by more than 10 days:

  • Access may be suspended

  • A 5% late fee may apply

  • All outstanding amounts become immediately due
     

3.5

Refund Policy

Payments are non-refundable once access has commenced, except where required by Indonesian consumer protection laws or where FLOW is unable to deliver services due to FLOW-caused operational failure.

3.6

Credits & Adjustments

   A credit note can only be issued in cases of:

  • Billing errors

  • Service disruptions caused by FLOW
     

  Credit Note Terms:

  • Cannot be exchanged for cash

  • Valid for 3 months

  • Only applicable to the next FLOW invoice

  • Not redeemable for cash

3.7

Invoice Disputes

Invoice disputes must be submitted in writing within five (5) days of receipt. Submitting a dispute does not suspend the obligation to pay undisputed amounts.

3.8

Taxes

  • Memberships and daypass pricing are tax inclusive.

  • Meeting Rooms and Private Offices are subject to a 10% lease tax and payable by the client.  

3.    PEMBAYARAN, PENAGIHAN & 
       PEMBATALAN
3.1

Pembayaran di Muka (Upfront Payment)

Semua layanan FLOW memerlukan pembayaran penuh di muka, termasuk:

  • Keanggotaan

  • Perpanjangan

  • Day pass

  • Pemesanan ruang meeting

  • Pemesanan event

  • Layanan tambahan

  • Paket layanan berulang

3.2

Metode Pembayaran

Metode pembayaran yang diterima meliputi:

  • Uang tunai

  • Transfer bank

  • QRIS

  • Kartu kredit

3.3

Waktu Pembayaran

  • Keanggotaan baru: dibayar pada atau sebelum tanggal mulai

  • Perpanjangan: dibayar pada atau sebelum tanggal perpanjangan

  • Ruang meeting: dibayar pada saat pemesanan

  • Day pass: dibayar sebelum memasuki workspace

3.4

Keterlambatan Pembayaran

Jika pembayaran terlambat lebih dari 10 hari:

  • Akses dapat ditangguhkan

  • Denda 5% dapat dikenakan

  • Seluruh jumlah tertunggak menjadi jatuh tempo seketika

3.5

Kebijakan Pengembalian Dana

  • Pembayaran tidak dapat dikembalikan setelah akses dimulai, kecuali diwajibkan oleh Undang-Undang Perlindungan Konsumen Indonesia atau jika FLOW tidak dapat menyediakan layanan karena kegagalan operasional yang disebabkan oleh FLOW.

3.6

Kredit & Penyesuaian

       Credit note hanya dapat diterbitkan dalam kasus:

  • Kesalahan penagihan

  • Gangguan layanan yang disebabkan FLOW

     

    Credit note:​

  • Tidak dapat diuangkan

  • Kedaluwarsa dalam 3 bulan

  • Hanya dapat digunakan untuk invoice FLOW berikutnya

  • Tidak dapat ditukar dengan uang

3.7

Sengketa Invoice

Sengketa invoice harus diajukan secara tertulis dalam waktu lima (5) hari sejak diterima. Pengajuan sengketa tidak menangguhkan kewajiban untuk membayar jumlah yang tidak disengketakan.

3.8

Pajak

  • ​​​​​Harga keanggotaan (membership) dan tiket harian (daypass) sudah termasuk pajak.

  • Ruang Rapat dan Kantor Pribadi dikenakan pajak sewa (lease tax) sebesar 10% dan wajib dibayar oleh klien.

4.    MEETING ROOMS & EVENT BOOKINGS 
4.1

Booking Confirmation

A meeting room or event space is confirmed only when full payment is received.

4.2

Cancellation Summary

  • More than 48 hours before the booking:
    eligible for 50% refund or 100% credit note

  • Less than 48 hours: no refund

  • Same-day cancellation or no-show: no refund

4.3

Overstay Policy

Overstays are billed in 30-minute increments at the prevailing rate.

Rooms must be vacated promptly to avoid disrupting subsequent bookings.

4.4

Client Responsibilitie

Clients must:

  • Use the room for lawful purposes

  • Comply with capacity limits

  • Leave the room clean

  • Ensure guests comply with FLOW rules

4.5

Food & Beverage

External catering requires approval.
Cleaning or service fees may apply.

4.    RUANG MEETING & BOOKING EVENT 
4.1

Konfirmasi Pemesanan

Ruang meeting atau ruang event hanya dianggap terkonfirmasi setelah pembayaran penuh diterima.

4.2

Ringkasan Pembatalan

  • Lebih dari 48 jam sebelum jadwal:
    refund 50% atau credit note 100%

  • Kurang dari 48 jam: tidak ada refund

  • Pembatalan di hari yang sama atau no-show: tidak ada refund

4.3

Kebijakan Overstay

Overstay akan ditagihkan dalam kelipatan 30 menit sesuai tarif berlaku.
Ruang harus dikosongkan tepat waktu.

4.4

Tanggung Jawab Klien

Klien wajib:

  • Menggunakan ruangan sesuai hukum

  • Mematuhi kapasitas maksimum

  • Menjaga kebersihan ruangan

  • Memastikan tamu mematuhi aturan FLOW

4.5

Makanan & Minuman

Katering eksternal memerlukan persetujuan.
Biaya layanan atau pembersihan dapat dikenakan.

5.    FACILITIES, ACCESS & SECURITY
5.1

Access Control

FLOW maintains security through staffed reception, CCTV, and controlled entry. FLOW does not use key cards.

Clients must safeguard their own belongings at all times.

5.2

Relocation Rights

FLOW may relocate clients within the workspace for operational reasons, provided the alternative space is materially equivalent.

5.3

Service Interruptions

Temporary interruptions may occur for:

  • Maintenance

  • Safety procedures

  • Repairs

  • Upgrades

  • Government orders
     

FLOW will provide notice where practicable. Compensation is not granted unless legally required.

5.    FASILITAS, AKSES & KEAMANAN
5.1

Kontrol Akses

FLOW menjaga keamanan melalui resepsionis, CCTV, dan pintu masuk terkendali. FLOW tidak menggunakan key card.
Klien bertanggung jawab atas barang pribadi masing-masing.

5.2

Hak Relokasi

FLOW dapat merelokasi klien di dalam workspace karena alasan operasional, dengan syarat ruang pengganti setara secara material.

5.3

Gangguan Layanan

Gangguan sementara dapat terjadi akibat:

  • Pemeliharaan

  • Prosedur keselamatan

  • Perbaikan

  • Peningkatan fasilitas

  • Perintah pemerintah
     

FLOW akan memberikan pemberitahuan jika memungkinkan. Kompensasi tidak diberikan kecuali diwajibkan oleh hukum.

6.     INTERNET & TECHNOLOGY USE
6.1

Wi-Fi Acceptable Use

 Clients must not use FLOW internet for:

  • Illegal activities

  • Hacking or attempts to access unauthorised systems

  • Cryptocurrency mining

  • Hosting servers or persistent background processes

  • Excessive bandwidth consumption
     

6.2

Security Disclaimer

FLOW takes reasonable measures to protect the network but does not guarantee absolute cybersecurity.

Clients are responsible for securing their own devices.

6.3

Fair Usage

FLOW may apply fair usage limits to ensure equitable service for all users.

6.     PENGGUNAAN INTERNET & TEKNOLOGI
6.1

Penggunaan Wi-Fi yang Diperbolehkan

Klien tidak boleh menggunakan internet FLOW untuk:

  • Aktivitas ilegal

  • Peretasan atau akses tidak sah

  • Penambangan cryptocurrency

  • Hosting server atau proses latar belakang permanen

  • Konsumsi bandwidth berlebihan

6.2

Disclaimer Keamanan

FLOW mengambil langkah-langkah wajar untuk menjaga keamanan jaringan tetapi tidak menjamin keamanan absolut.
Klien bertanggung jawab atas keamanan perangkat masing-masing.

6.3

Fair Usage Policy

FLOW dapat menerapkan batasan penggunaan untuk memastikan pemerataan layanan.

6.     INTERNET & TECHNOLOGY USE
6.1

Wi-Fi Acceptable Use

 Clients must not use FLOW internet for:

  • Illegal activities

  • Hacking or attempts to access unauthorised systems

  • Cryptocurrency mining

  • Hosting servers or persistent background processes

  • Excessive bandwidth consumption
     

6.2

Security Disclaimer

FLOW takes reasonable measures to protect the network but does not guarantee absolute cybersecurity.

Clients are responsible for securing their own devices.

6.3

Fair Usage

FLOW may apply fair usage limits to ensure equitable service for all users.

6.     PENGGUNAAN INTERNET & TEKNOLOGI
6.1

Penggunaan Wi-Fi yang Diperbolehkan

Klien tidak boleh menggunakan internet FLOW untuk:

  • Aktivitas ilegal

  • Peretasan atau akses tidak sah

  • Penambangan cryptocurrency

  • Hosting server atau proses latar belakang permanen

  • Konsumsi bandwidth berlebihan

6.2

Disclaimer Keamanan

FLOW mengambil langkah-langkah wajar untuk menjaga keamanan jaringan tetapi tidak menjamin keamanan absolut.
Klien bertanggung jawab atas keamanan perangkat masing-masing.

6.3

Fair Usage Policy

FLOW dapat menerapkan batasan penggunaan untuk memastikan pemerataan layanan.

7.     LIABILITY, RISK & INDEMNITY
7.1

Personal Property

 FLOW is not liable for:

  • Theft

  • Damage

  • Loss of any Client property brought into the workspace.
     

7.2

Damage to FLOW Property

Clients are liable for any damage caused by themselves or their guests.

7.3

Assumption of Risk

Clients acknowledge the inherent risks of shared environments, including:

  • Illness

  • Accidental exposure to other users’ activities

  • Data vulnerabilities
     

7.4

Limitation of Liability

FLOW’s total liability is limited to the total fees paid by the Client for the relevant service period. FLOW is not liable for indirect, incidental, or consequential damages.

7.5

Indemnity

Clients agree to indemnify FLOW against claims arising from their use of FLOW facilities or any breach of these Terms.

7.     TANGGUNG JAWAB, RISIKO & GANTI RUGI
7.1

Barang Pribadi

FLOW tidak bertanggung jawab atas:

  • Pencurian

  • Kerusakan

  • Kehilangan barang milik Klien.

7.2

Kerusakan Properti FLOW

Klien bertanggung jawab atas kerusakan yang disebabkan oleh mereka atau tamu mereka.

7.3

Asumsi Risiko

Klien memahami bahwa lingkungan bersama memiliki risiko inherent, termasuk:

  • Penyakit

  • Paparan aktivitas pengguna lain

  • Kerentanan data

7.4

Batasan Tanggung Jawab

Total tanggung jawab FLOW terbatas pada jumlah biaya yang dibayarkan Klien untuk periode layanan terkait. FLOW tidak bertanggung jawab atas kerugian tidak langsung, insidental, atau konsekuensial.

7.5

Ganti Rugi

Klien setuju untuk mengganti rugi FLOW atas klaim yang timbul dari penggunaan fasilitas FLOW atau pelanggaran terhadap syarat ini.

8.     TERMINATION
8.1

Termination by FLOW

FLOW may terminate access immediately for:

  • Non-payment

  • Misconduct

  • Illegal activity

  • Breach of these Terms

  • Behaviour endangering staff or clients

8.2

Effect of Termination

  • Access may be revoked immediately

  • Outstanding amounts remain payable

  • Prepaid fees are non-refundable except where required by law

8.     PENGHENTIAN AKSES
8.1

Penghentian oleh FLOW

FLOW dapat menghentikan akses secara langsung untuk:

  • Ketidakpembayaran

  • Perilaku buruk

  • Aktivitas ilegal

  • Pelanggaran syarat

  • Tindakan yang membahayakan staf atau klien lain

8.2

Kerusakan Properti FLOW

  • Akses dapat dicabut seketika

  • Seluruh saldo tertunggak tetap wajib dibayar

  • Biaya yang telah dibayar tidak dapat dikembalikan kecuali diwajibkan oleh hukum

9.     PRIVACY & DATA PROTECTION

The FLOW Privacy Policy governs the collection, processing, and protection of personal data under Indonesian Personal Data Protection Law (Law No. 27 of 2022).

A full policy is available on the website and covers:

  • Data collected (identity, contact details, CCTV, Wi-Fi logs)

  • Photo and video consent requirements

  • Cross-border data storage

  • Client rights (access, correction, deletion, consent withdrawal)

  • Data security measures

9.     PRIVASI & PERLINDUNGAN DATA

Kebijakan Privasi FLOW mengatur pengumpulan, pemrosesan, dan perlindungan data pribadi sesuai Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU No. 27/2022).

Kebijakan lengkap tersedia di situs web dan mencakup:

  • Data yang dikumpulkan (identitas, kontak, CCTV, log Wi-Fi)

  • Persetujuan foto dan video

  • Penyimpanan data lintas negara

  • Hak klien (akses, koreksi, penghapusan, penarikan persetujuan)

  • Langkah-langkah keamanan data

10.    INTELLECTUAL PROPERTY
10.1

Client IP

All intellectual property created by the Client remains owned by the Client.

10.2

FLOW IP

All FLOW trademarks, branding, logos, and materials are protected and may not be used without written consent.

10.3

Website Content

Content on the website is copyrighted. Reproduction or distribution without permission is prohibited.

10.   HAK KEKAYAAN INTELEKTUAL
10.1

Kekayaan Intelektual Klien

Seluruh karya atau materi yang dibuat Klien tetap menjadi milik Klien.

10.2

Kekayaan Intelektual FLOW

Seluruh merek dagang, logo, branding, dan materi FLOW dilindungi hukum dan tidak boleh digunakan tanpa izin tertulis.

10.3

Konten Situs Web

Konten situs dilindungi hak cipta. Dilarang memperbanyak atau mendistribusikan tanpa izin.

11.     GOVERNING LAW
        & DISPUTE RESOLUTION
11.1

Governing Law

These Terms are governed by the laws of the Republic of Indonesia.
Jurisdiction: Denpasar District Court.

11.2

Dispute Resolution

Parties agree to attempt amicable resolution first.
If unresolved, disputes will be referred to arbitration under BANI rules in Denpasar.
The arbitral award is final and binding.

11.   HUKUM YANG BERLAKU
      & PENYELESAIAN SENGKETA
11.1

Hukum yang Berlaku

Syarat ini diatur oleh hukum Republik Indonesia.
Yurisdiksi: Pengadilan Negeri Denpasar.

11.2

Penyelesaian Sengketa

Para pihak wajib mengupayakan penyelesaian secara musyawarah terlebih dahulu.
Jika tidak tercapai, sengketa akan diselesaikan melalui arbitrase BANI di Denpasar.
Putusan arbitrase bersifat final dan mengikat.

12.   MISCELLANEOUS
12.1

No Partnership

These Terms do not create a partnership, joint venture, or agency relationship.

12.2

Severability

If a provision is unenforceable, the remainder continues in effect.

12.3

Modifications

FLOW may modify these Terms at any time. Continued use constitutes acceptance.

12.4

Entire Agreement

These Terms represent the entire agreement relating to website use and general workspace policies.
They do not replace or supersede separate commercial agreements for private offices, dedicated desks, or long-term leases.

12.  KETENTUAN LAIN-LAIN
12.1

Tidak Ada Kemitraan

Syarat ini tidak menciptakan hubungan kemitraan, joint venture, atau perwakilan.

12.2

Keterpisahan (Severability)

Jika suatu ketentuan tidak dapat diberlakukan, ketentuan lainnya tetap berlaku.

12.3

Perubahan

FLOW dapat mengubah Syarat ini kapan saja. Penggunaan berkelanjutan dianggap sebagai penerimaan perubahan.

12.4

Keseluruhan Perjanjian

Syarat ini merupakan keseluruhan perjanjian terkait penggunaan situs web dan kebijakan umum workspace.
Syarat ini tidak menggantikan perjanjian komersial terpisah untuk kantor pribadi, dedicated desk, atau sewa jangka panjang.

bottom of page